Mệnh danh như “ngôn ngữ công việc” của xã hội hiện đại, email dường như trở thành một phần thiết yếu của văn hóa giao tiếp trên thị trường lao động. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm được những kiến thức cơ bản và bí quyết viết email hiệu quả. Hãy để RETI chỉ cho bạn cách đơn giản nhất để viết email gây thiện cảm và thành công thuyết phục đối phương.
Nội dung bài viết
Chuẩn bị sẵn sàng với một “chiếc” email chuyên nghiệp
Dù là ứng cử viên, nhân viên hay ở bất kỳ chức vụ nào, việc có một email chuyên nghiệp, dành riêng cho công việc sẽ là điểm cộng ưu tiên đầu tiên dành cho bạn. Tên email có đủ thông tin, ngắn gọn, dễ nhớ vừa tạo cho người nhận cảm giác chuyên nghiệp, lịch sự đồng thời tránh những trường hợp viết sai, thiếu tên email gây ra những sự cố không mong muốn.
>>> Những điều bạn cần biết trước khi trở thành CTV BĐS
Tiêu đề cũng cần nhiều “chất xám”
Rất nhiều người khi viết email thường bỏ qua mục Tiêu đề email hoặc không dành thời gian chỉn chu cho phần này. Đây chính là lỗi sai gây mất thiện cảm vô cùng lớn.
Những email thiếu tiêu đề rất dễ bị lãng quên hay “lạc trôi” trong hòm thư nghìn tin của người nhận. Dù có gấp tới đâu thì tiêu đề vẫn là phần nhất định phải đầy đủ không thể bỏ sót.
“Vạn sự khởi đầu nan”, dù cho đã có đủ tiêu đề nhưng lại thiếu tính chuyên nghiệp thì cũng khó khiến email được mở ra mà lại dễ rơi vào thư mục “spam” hay “thùng rác”. Vậy nên ngay từ khi mở đầu, Tiêu đề email cũng cần được chú ý và chỉn chu đến từng con chữ. Những email có tiêu đề hoàn hảo sẽ gây hấp dẫn người nhận hơn, giúp công việc được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả. Thêm vào đó, người nhận sẽ dễ dàng nắm được công việc cần làm, dễ dàng phân loại mail và lưu trữ. Khi viết tiêu đề email cần chú ý lỗi sai chính tả, tránh việc font chữ bị lỗi gây ra hiểu lầm. Nội dung của tiêu đề cần rõ ràng, bao quát được công việc chính và ngắn gọn. Bạn nên chọn lọc câu từ gây tò mò, hứng thú để kích thích người nhận bấm vào xem nhanh chóng.
Đừng quên lời chào đầu thư và cảm ơn cuối thư
Email là ngôn ngữ giao tiếp công việc chứ không phải là mạng xã hội. Chính vì vậy, mọi thứ trên email phải được viết dưới hình thức trang trọng, chuyên nghiệp đầy đủ thưa gửi tới người nhận. Dù người nhận và người viết ở cương vị nào, email luôn phải được mở đầu bằng lời chào, kính thưa, thân gửi để thể hiện sự tôn trọng cũng như sự nghiêm túc của bản thân đối với nội dung được diễn giải trong mail.
>>> Bí quyết trau dồi kỹ năng giao tiếp với khách hàng
Mở đầu lịch sự thì kết thúc cũng không thể qua loa. Đừng quên lời cảm ơn cuối thư gửi tới người nhận, thông tin liên hệ, cách thức liên hệ cũng như chữ ký của người gửi. Việc chỉn chu đến những dòng cuối cùng sẽ quyết định mức độ thiện cảm và sự tin tưởng của người nhận đối với bạn. Tác phong làm việc chuyên nghiệp sẽ là thứ tạo nên chân dung bạn trong thị trường, vậy nên đừng làm ngơ từ những điều nhỏ nhặt này.
Hãy thể hiện sự chân thành trong từng lời văn
Nếu phần hình thức và trình bày email sẽ đảm đương nhiệm vụ gây thiện cảm với người nhận mail thì thử thách thuyết phục đối phương sao cho hiệu quả sẽ là công việc của những con chữ.
Trước hết để có thể thuyết phục người đọc hãy đảm bảo nội dung email có đầy đủ thông tin cần thiết, ngắn gọn, súc tích, đính kèm các tài liệu cần thiết liên quan. Xưng hô và văn phong trong nội dung thư cũng cần được chú ý để thay đổi sao cho phù hợp nhất với từng đối tượng nhận mail.
>>> Môi giới bất động sản làm gì khi không tiếp thị qua điện thoại
Bí quyết khiến đối phương “đổ” ngay từ những câu văn đầu đến từ việc bạn khiến người đọc cảm thấy họ cần thiết và quan trọng như thế nào. Khi bạn đề cao giá trị của người khác cũng là lúc họ tôn trọng và sẵn sàng giúp đỡ bạn. Đây sẽ là bước đệm vô cùng thuận lợi tạo ra hiệu quả phối hợp tối ưu trong công việc của bạn. Điều này cũng đồng nghĩa với việc không nên sử dụng các từ ngữ mang tính chất đòi hỏi, yêu cầu. Thay vào đó, bạn nên cho người đọc thấy được thái độ tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau.
Để gia tăng sự thuyết phục bạn hãy đặt mình vào vị trí người nhận. Bên cạnh những đề xuất, góp ý và lời mời, đừng quên thêm vào đó những lời hỏi thăm, gợi mở ra điểm chung giữa bạn, công việc với người nhận. Như một thỏi nam châm, việc tạo nên sự tương đồng sẽ kéo gần khoảng cách giữa bạn và đối phương, tạo cảm giác gần gũi để tiến hành công việc một cách nhẹ nhàng và trơn tru hơn.
>>> Tổng hợp những câu nói hay về bất động sản truyền lửa cho các nhà đầu tư
“Chiêu” kết khiến người đọc hoàn toàn bị thuyết phục chính là lòng biết ơn chân thành của người gửi. Dù trình bày thông tin và nội dung gì, hãy viết thật chỉn chu, dành thật nhiều thời gian để trau chuốt từng câu chữ. Năng lượng tích cực và sự chân thành sẽ tạo thiện cảm đặc biệt, mang lại cảm giác được tôn trọng và họ sẽ giúp đỡ bạn trong bất kỳ hoàn cảnh nào.
Trên đây là những bí kíp viết email hiệu quả giúp bạn gây thiện cảm và thuyết phục đối phương. Đừng quên theo dõi RETI để biết thêm nhiều thông tin hữu ích.
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ: 1800 8085
